Phòng truyền thông của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh thương hiệu và cách nhìn nhận của các nhà đầu tư, đối tác, nhân viên và công chúng đối với doanh nghiệp. Bộ phận này làm việc trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Giám đốc điều hành và giữ vai trò cố vấn cho các hoạt động quản lý hình ảnh, danh tiếng của công ty. Bên cạnh đó, còn giúp các nhà quản lý của doanh nghiệp chuẩn bị các cuộc phỏng vấn; xây dựng và phát triển các thông điệp để gửi đến các nhà đầu tư, khách hàng và nhân viên; đề xuất các ý tưởng, sáng kiến mới giúp công ty dẫn đầu trong các chiến lược truyền thông và giao tiếp với các bên liên quan.
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG TRUYỀN THÔNG
1. Xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông và giao tiếp với các bên liên quan
Đây là chức năng cơ bản và cũng là chức năng được biết đến nhiều nhất của phòng truyền thông. Các công việc chính trong mối quan hệ truyền thông bao gồm viết và phát hành các bản tin tức cũng như trả lời các yêu cầu của giới truyền thông. Phòng truyền thông của công ty sẽ giám sát tất cả các việc liên quan đến hoạt động truyền thông, từ việc lập kế hoạch cho các cuộc họp báo, lựa chọn địa điểm cho một sự kiện, sắp xếp các biểu ngữ và hình ảnh để hiển thị tại sự kiện, chuẩn bị các thông tin để cung cấp cho giới truyền thông đến việc chuẩn bị các bài phát biểu cho Giám đốc điều hành tại các cuộc họp báo.
Quản lý quan hệ truyền thông cũng liên quan đến việc sắp xếp người phát ngôn phù hợp khi cần xuất hiện công khai trên các chương trình truyền hình và đài phát thanh. Phòng truyền thông của công ty có nhiệm vụ theo dõi các kênh báo chí, các chương trình truyền hình và các phương tiện truyền thông khác để xem giới truyền thông đang nói gì về công ty và đề ra các chiến lược để giải quyết những thông tin sai lệch, gây ảnh hưởng xấu đến công ty.
2. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng và duy trì, phát triển mối quan hệ với công chúng
Hoạt động xây dựng mối quan hệ với khách hàng và trả lời các câu hỏi từ công chúng thuộc chức năng truyền thông bên ngoài của phòng truyền thông doanh nghiệp. Các nhiệm vụ thường gặp trong chức năng này bao gồm: phát hành các bản tin, tài liệu quảng cáo và các tài liệu in ấn khác được thiết kế dành riêng cho đối tượng là khách hàng và các nhóm công chúng quan tâm đến sản phẩm của doanh nghiệp.
Phòng truyền thông của công ty có nhiệm vụ quản lý trang web của công ty và quản lý sự hiện diện của công ty trên các nền tảng mạng xã hội. Cụ thể bộ phận này sẽ theo dõi những gì mà khách hàng và đối tác đang nói về công ty trên các trang mạng xã hội, phản hồi khi bắt gặp các bình luận không chính xác hoặc các yêu cầu thông tin từ công chúng.
Phòng truyền thông đảm nhận nhiệm vụ trả lời các cuộc gọi trực tiếp hoặc email từ công chúng và khách hàng, khi họ liên hệ để hỏi về các kế hoạch hoặc hoạt động của công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ sắp xếp để các diễn giả thuyết trình trong các hoạt động truyền thông, và tạo điều kiện để các đối tượng bên ngoài tham quan công ty.
3. Tư vấn khi công ty gặp tình trạng khủng hoảng truyền thông
Khi phát sinh sự kiện có khả năng gây ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ công chúng hoặc danh tiếng của công ty, thì phòng truyền thông của công ty có vai trò tư vấn cho CEO và các nhà quản lý cấp cao trong việc quản lý khủng hoảng. Bộ phận truyền thông được đào tạo để xử lý các vấn đề đặc thù liên quan đến khủng hoảng truyền thông. Vì vậy họ luôn được chuẩn bị sẵn sàng để đối phó với các sự kiện như bạo lực tại nơi làm việc, tai nạn lao động, thông báo sa thải hay các cáo buộc về các hành vi sai trái của công ty. Phòng truyền thông thường làm việc với nhân viên trong công ty để phát triển các kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông trước khi những điều đó xảy ra.
Khi gặp tình trạng khủng hoảng truyền thông, phòng truyền thông sẽ đại diện công ty làm việc với luật sư, các cơ quan quản lý nhà nước, quan chức chính trị và nhân viên truyền thông từ các công ty khác khi xây dựng thông điệp truyền thông trong lúc khủng hoảng.
4. Truyền thông trong nội bộ công ty
Ngoài việc truyền tải thông điệp của công ty đến các đối tượng bên ngoài, phòng truyền thông còn đảm nhiệm chức năng quản lý hoạt động truyền thông trong nội bộ công ty, bao gồm việc thiết kế các ấn phẩm, gửi email thông báo tin tức về công ty, hay là thông tin về quyền lợi và cơ hội đào tạo đến toàn bộ nhân viên.
Phòng truyền thông cũng tạo điều kiện để các cá nhân, tập thể tìm hiểu các vấn đề quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, phòng truyền thông có nhiệm vụ tư vấn cho các nhà quản lý cấp cao về cách thức cải thiện mối quan hệ với nhân viên và nhận được sự ủng hộ của nhân viên đối với các sáng kiến của họ. Phòng truyền thông cũng có nhiệm vụ quản lý mạng nội bộ của công ty và các blog nội bộ.
II. TRƯỞNG PHÒNG TRUYỀN THÔNG, NHỮNG CÔNG VIỆC PHẢI LÀM
1. Mô Tả Công Việc
– Xây dựng chiến lược truyền thông, kế hoạch Marketing Online (Website & Website hệ thống, các mạng Xã hội, SEO, Quảng cáo, Forum seeding) ngắn & dài hạn
– Nghiên cứu thị trường
– Phân rã kế hoạch Content, triển khai và kiểm soát hoạt động truyền thông trên kênh PR báo chí và các kênh Online, Sàn TMĐT
– Cảnh báo và xử lý khủng hoảng truyền thông.
– Đề xuất và thực hiện việc tham gia các giải thưởng, danh hiệu có hiệu quả theo đúng chiến lược của công ty.
– Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực chuyên môn
-Lập kế hoạch Marketing Online (Website & Website hệ thống, các mạng Xã hội, SEO, Quảng cáo, Forum seeding) ngắn & dài hạn
– Quản lý, giám sát và duy trì hoạt động của các website, fanpage và các kênh PR
– Quản lý, giám sát hợp đồng quảng cáo.
– Quản lý, giám sát hoạt động của nhóm marketing online.
– Quản lý, giám sát nhóm sản xuất truyền hình: TVC, clip…
– Kiểm soát nội dung: kịch bản, bài viết đăng báo, website, social pages, tờ rơi, catalogue…
– Giám sát, đánh giá hiệu quả việc quảng bá thương hiệu thông qua việc thực hiện kế hoạch truyền thông.
– Quản lý, kiểm soát thông tin và hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông.
– Quản lí hình ảnh nhãn hàng
– Tạo lập, duy trì tốt mối quan hệ với các cơ quan báo chí, truyền thông….
– Tổng hợp, phân tích, lập báo cáo kết quả hoạt động truyền thông định kỳ(tháng, quý, 6 tháng, năm)
– Thu thập thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh.
– Quản lý, điều hành, hỗ trợ và giám sát nhiệm vụ của nhân viên content-digital
– Đàm phán, trình duyệt, quản lý, giám sát thực hiện các hợp đồng truyền thông.
– Các công việc khác
2. Yêu Cầu Công Việc
– Học vấn: Tốt nghiêp Đại học chuyên ngành Marketing, Truyền thông, Quản lý Thương hiệu
– Tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng word, excel, powerpoint
– Kiến thức chung: Có kỹ năng viết, soạn thảo, tổng hợp nội dung bài viết.
– Kiến thức chuyên môn: Am hiểu về sản phẩm, Am hiểu về chính sách/quy định/ quy trình trong đơn vị, nắm vững các công cụ truyền thông
– Năng lực hành vi/Thái độ: Tinh thần trách nhiệm, cầu thị trong công việc
– Năng lực chung: Khả năng giao tiếp & truyền thông, Khả năng chủ động trong công việc, Khả năng xây dựng các mối quan hệ
– Năng lực chuyên môn: Khả năng sáng tạo và liên tục cải thiện; Khả năng lập kế hoạch và tổ chức
“Bạn muốn được gợi ý việc làm phù hợp với kinh nghiệm, vị trí địa lý, sở thích và điểm mạnh, điểm yếu của bản thân. Hãy để lại bình luận của bạn, Thương sẽ chia sẻ cùng với bạn.”
